Crónicas de lo Absurdo #26. El Procedimiento. [ES/EN]
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Crónicas de lo Absurdo #26
El Procedimiento
Hola querida comunidad @holos-lotus, regreso una vez más para compartir una nueva entrega de esta serie:
Crónicas de lo Absurdo.
Esta es una serie de crónicas sobre lo cotidiano, sobre esas escenas que se repiten tanto que dejan de parecernos extrañas. Aquí no hay exageración ni ficción forzada. El absurdo no se inventa, se observa. Son textos nacidos de la experiencia diaria, de la espera, de las normas sin sentido, de los gestos que todos conocemos y que casi nunca cuestionamos. No pretenden dar respuestas, solo detenerse un momento y mirar con atención eso que hemos aprendido a aceptar.
En esta la vigésima sexta edición el tema es:
El procedimiento.
Fuente Pixabay
Hace algunos años trabajé en una empresa relacionada con la industria petrolera. Entre mis responsabilidades se encontraba la gestión de la calidad, una actividad que en aquella época estaba cobrando gran importancia en muchas empresas cubanas.
La idea era sencilla y, en teoría, muy razonable.
Documentar los procesos.
Establecer procedimientos.
Registrar las actividades.
Demostrar que las cosas se hacían de manera organizada y controlada.
Como parte de ese sistema existían auditorías periódicas.
Especialistas externos revisaban documentos, verificaban registros y comprobaban que todo se ajustara a los procedimientos aprobados.
Cuando encontraban algún incumplimiento aparecía una expresión que nadie deseaba escuchar:
No conformidad.
Dependiendo del caso, aquello podía traer consecuencias para departamentos, directivos o trabajadores.
En una de esas auditorías recibí la visita de un especialista principal de calidad de la empresa nacional.
Era una persona con amplia experiencia y conocedora del sistema.
Después de revisar varios documentos encontró algo que yo sabía que tarde o temprano iba a aparecer.
Uno de los procedimientos establecía que determinado modelo debía confeccionarse utilizando papel timbrado.
El problema era que conseguir ese papel era extremadamente difícil.
Por no decir imposible.
La situación llevaba tiempo así.
No era un problema exclusivo de nuestra empresa.
Era una realidad conocida por todos los que trabajaban con aquel sistema.
Sin embargo, el procedimiento seguía diciendo exactamente lo mismo.
Papel timbrado.
El auditor señaló el incumplimiento.
Yo expliqué la situación.
Le mostré que el modelo existía.
Que la información estaba completa.
Que el control se realizaba.
Que el único problema era el tipo de papel utilizado.
Pero para el procedimiento aquello era suficiente.
La posibilidad de emitir una no conformidad apareció inmediatamente sobre la mesa.
Comenzó entonces una discusión que duró horas.
Horas hablando de un papel que nadie tenía.
Horas defendiendo un requisito que en la práctica resultaba imposible cumplir.
Horas analizando una situación conocida por todos los involucrados.
Finalmente ocurrió algo que no esperaba.
Después de tanto debate, el auditor me dijo con absoluta naturalidad:
—Voy a modificar el procedimiento y eliminaré el requisito del papel timbrado. Así ya no existe la no conformidad.
Confieso que en ese momento fui yo quien se quedó sin palabras.
Porque si aquello podía resolverse eliminando una línea del procedimiento, ¿por qué habíamos pasado tantas horas discutiéndolo?
Si el requisito podía desaparecer con una modificación, ¿qué tan indispensable era realmente?
Y si todos sabían que era imposible cumplirlo, ¿por qué seguía apareciendo como una obligación?
Fue entonces cuando comprendí algo curioso.
Muchas veces las discusiones no giran alrededor del problema real.
Giran alrededor del documento que describe el problema.
La falta de papel timbrado nunca fue el verdadero inconveniente.
El inconveniente era que una línea escrita en un procedimiento había adquirido más importancia que la realidad que pretendía regular.
No cuestiono los sistemas de calidad.
Bien aplicados pueden ayudar a organizar procesos, evitar errores y mejorar el trabajo.
Pero a veces ocurre algo extraño.
Los procedimientos se crean para servir a las personas.
Y terminan siendo las personas quienes deben servir a los procedimientos.
Aquella auditoría terminó sin no conformidad.
El procedimiento fue modificado.
El trabajo siguió exactamente igual que el día anterior.
Y el mundo continuó funcionando sin papel timbrado.
Por eso siempre he pensado que el verdadero absurdo de aquella historia no fue la falta de papel.
Fue descubrir que una exigencia considerada imprescindible durante toda una jornada podía dejar de serlo en el mismo instante en que alguien decidía borrar una línea de un documento.
Hasta aquí esta vigésima sexta crónica. Gracias por leer y espero sus comentarios al respecto.
Las imágenes son de Pixabay y para la versión en inglés utilicé DeepL Translate.
🇬🇧 In English
Chronicles of the Absurd #26
The Procedure
Hello dear @holos-lotus community, I return once again to share a new installment of this series:
Chronicles of the Absurd.
This is a series of chronicles about everyday life, about those situations that repeat themselves so often that they stop seeming strange. There is no exaggeration or forced fiction here. The absurd is not invented; it is observed. These texts are born from daily experience, waiting, meaningless rules, and behaviors we all recognize but rarely question. They do not seek to provide answers, only to pause for a moment and look carefully at what we have learned to accept.
In this twenty-sixth edition, the topic is:
The Procedure.
Source Pixabay
Several years ago, I worked in a company related to the oil industry. Among my responsibilities was quality management, an activity that was becoming increasingly important in many Cuban companies at the time.
The idea was simple and, in theory, quite reasonable.
Document processes.
Establish procedures.
Keep records.
Demonstrate that things were being done in an organized and controlled manner.
As part of that system, periodic audits were conducted.
External specialists reviewed documents, verified records, and checked that everything complied with approved procedures.
Whenever they found a deviation, a phrase nobody wanted to hear appeared:
Nonconformity.
Depending on the case, it could affect departments, managers, or workers.
During one of those audits, I received a visit from a senior quality specialist from the national company.
He was an experienced professional with deep knowledge of the system.
After reviewing several documents, he found something I knew would eventually come up.
One of the procedures required that a specific form be prepared on official letterhead paper.
The problem was that obtaining that paper was extremely difficult.
Not to say impossible.
The situation had existed for quite some time.
It was not unique to our company.
It was a reality known by everyone working within the system.
Yet the procedure still said exactly the same thing.
Official letterhead paper.
The auditor pointed out the noncompliance.
I explained the situation.
I showed him that the form existed.
That the information was complete.
That the control process was working.
That the only issue was the type of paper being used.
But according to the procedure, that was enough.
The possibility of a nonconformity immediately appeared on the table.
A discussion followed that lasted for hours.
Hours talking about paper that nobody had.
Hours defending a requirement that was impossible to fulfill in practice.
Hours analyzing a situation known by everyone involved.
Then something happened that I did not expect.
After all that debate, the auditor told me quite naturally:
—I'm going to modify the procedure and remove the letterhead requirement. Then there will be no nonconformity.
I must admit that at that moment, I was the one left speechless.
Because if the issue could be solved simply by deleting a line from the procedure, why had we spent hours arguing about it?
If the requirement could disappear with a modification, how essential was it really?
And if everyone knew it was impossible to comply with, why was it still there?
That was when I realized something curious.
Many discussions are not about the real problem.
They are about the document that describes the problem.
The lack of letterhead paper was never the real issue.
The real issue was that a line written in a procedure had become more important than the reality it was supposed to regulate.
I do not question quality systems.
When properly applied, they can help organize processes, prevent mistakes, and improve work.
But sometimes something strange happens.
Procedures are created to serve people.
And in the end, people are expected to serve procedures.
That audit ended without a nonconformity.
The procedure was modified.
The work continued exactly as it had the day before.
And the world kept functioning perfectly well without official letterhead paper.
That is why I have always thought that the true absurdity of that story was not the lack of paper.
It was discovering that a requirement considered essential throughout an entire day could stop being essential the very moment someone decided to delete a single line from a document.
This concludes the twenty-sixth chronicle. Thank you for reading and I look forward to your comments.
The images are from Pixabay and the English version was translated using DeepL Translate.
Thank you for reading.
Special thanks to @bradleyarrow for supporting the community.
Sending you a tip point.
Please take a moment to vote on the ecency proposal. Your vote means a lot to us.
https://ecency.com/proposals/379%0A%0A
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